Et kassasystem er og bør være en viktig investering for bedriften. Kassen er ikke bare et verktøy for å registerere ditt daglige salg, men har utviklet seg til å være et av de viktigste verktøyene i den daglige driften for analysere salgsdata, se virksomhetens lønnsomhet og fremtidige muligheter.
Det er viktig å stille seg selv en del spørsmål før du skal investere i ny kasse- og betalingsløsning:
- Hva slags miljø skal kassene benyttes i?
- Hva slags bestillings- og betalingsflyt ønsker dere å ha?
- Har du tanker om at virksomheten skal ekspandere på sikt med flere lokasjoner?
- Ønsker du flere faste kassepunkt eller vil det være behov for mobile løsninger?
- Hvordan ønsker du å ha tilgang på omsetningsrapporter og hvordan skal omsetningsdata lagres?
- Hvilke betalingsmidler ønsker du å ta i bruk?
Hvordan komme i gang?
For å få en bedre forståelse for hvordan du best mulig skal velge ditt neste system kan det være en god ide å møte leverandøren i en uformell setting og gjennomføre en workshop. Her kan tilbyder bistå med sin erfaring og kompetanse innen hvordan å sette sammen en løsning som vil passe deg og din virksomhet.
Etter å ha mottatt et løsningsforslag må du sørge for å gå igjennom dette i detalj og at forstår hvordan løsningen vil implementeres, hvordan de ulike modulene henger sammen og hvordan kostnadsbildet ser ut. Det er viktig å finansieringen gås igjennom så du ikke opplever noen overraskelser i etterkant.
Her er noen tips for hva du bør tenkte på når du skal velge nytt kassesystem:
- Funksjonalitet – Hvordan ønsker dere å bruke systemet og hvilken funksjonalitet har dere behov for?
- Kvalitet – Hvilke erfaringer og referanser har leverandøren du søker?
- Utvikling – Har leverandøren fokus på innovative effektive løsninger for brukeren?
- Support – Hvilken support tilbyr leverandøren?
- Kostnader – Tilbyr leverandøren finansieringsløsninger som gir deg mulighet for å komme raskt i gang?
- Muligheter – Kan leverandøren tilby deg et system som vil gi deg muligheter for vekst i fremtiden?
Vær tidlig ute og vær grundig!
Er du nyoppstartet og er i planleggingsfasen så bør du allerede nå begynne å tenke på hvordan du skal kunne bruke kassesystemet som et av de viktigste verktøyene i virksomheten. Hastebestillinger som et resultat av dårlig tid og lite «research» av løsninger på markedet kan bli både dyrt og frustrerende i lengden. En billig og enkel løsning kan være bra for deg akkurat nå, men hvordan vil morgendagen se ut? Det vil bli dyrt å måtte bytte kassesystem i løpet av de første driftsårene pga. behov for oppgraderinger, manglende funksjonalitet eller supportsystem som ikke leverer i lengden. Ta en riktig beslutning i startfasen og begynn med å velge et leverandør som kan tilby et grunnleggende system som kan bygges på etter behov.
Hvordan velge rett leverandør?
Det er mange leverandører på markedet og hvordan skal du velge rett? Det er et komplekst bilde, men vi kan tipse om å vurdere en pålitelig leverandør som kan gi deg en totalpakke. En leverandør som kan levere hele kassesystemet inkluderet maskinvare, programvare, opplæring, ulike betalingsalternativer og andre støttetjenester bør være å foretrekke. Be om å se kundereferanser fra ditt felt og ta gjerne et kundebesøk sammen. Da vet du at leverandøren kan vise til erfaring og forståelse for bransjen og dine behov. Husk at ett kontaktpunkt er bedre enn flere. Da vet du hvor du skal henvende deg til enhver tid.
Hvilke behov har du?
Start med en grunnleggende løsning og planlegg for hvordan du ønsker å ta driften videre. Snakke med leverandøren om trender i markedet, hvilke erfaringer er det leverandøren mener fungerer og er elementære og hva som er «kjekt å ha». Det viktigste er at du ikke gaper over for mye, men starter med en behovsanalyse. Diskuter også hvilke muligheter systemet har for å kommunisere med andre systemer per i dag og hvordan utviklingsplanen ligger videre for ny funksjonalitet. Har du et behov som må spesialtilpasses og som krever utvikling? Slike kostnader må belyses så det ikke plutselig kommer overraskelser senere.
For å oppsummere så vil vi anbefale at du tar deg god tid og får en grundig gjennomgang av de ulike løsningene på markedet. Pass på at systemet du anskaffer ikke forblir statisk, men at det tilkommer nye muligheter og funksjonalitet på sikt. Kassesystemer som ikke har løpende kostnader per år vil mest sannsynlig ikke gi deg programvareoppdateringer eller mulighet for å inkludere ny utvikling for systemet i tiden fremover og sannsynligvis må systemet byttes ut etter en kortere periode. Ha fokus på at du kan få hjelp når du trenger det og at du slipper å forholde deg til ulike leverandører.
